SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF (EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM)

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF (EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM)

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

(EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM)

Defisnisi Eksekutif

Eksekutif adalah manajer tingkat yang lebih rendah yang berada pada tingkat yang lebih atas.

Martineau mengatakan bahwa pekerjaan manajer akan berubah secara drastis jika ia telah menjadi manajer puncak (eksekutif), dan manajer tersebut harus menyesuaikan keadaan atau perubahan tersebut.

Perusahaan yang hanya menggunakan Sistem Infromasi Organisasi maka manajer puncak akan menerima seluruh informasinya dari subsistem fungsional dan manajer tidak perlu menyaring dan mensisntesa data yang menjadi bentuk berarti baginya. Sebagai cara untuk meringankan manajer tersebut dalam melakukan pekerjaannya maka diciptakannya Sistem Informasi Eksekutif.

Siapa yang disebut Eksekutif ?

Istilah Eksekutif digunakan untuk mengidentifikasikan manajer tingkat puncak yang mempunyai pengaruh yang kuat terhadap perusahaan yaitu semua manajer yang berada pada tingkat perencanaan strategis.

Jika Organisasinya adalah korporasi maka Eksekutif tingkat puncak adalah pimpinan dalam dewan tersebut. Yang memberikan laporan kepada Dewan adalah Direktur, dan yang memberikan laporan kepada direktur adalah wakil direktur.

Jika perusahannya besar maka manajer dalam beberapa tingkatan yang menyatu dalam struktur organisasi dianggap sebagai eksekutif.

Dalam perusahaan kecil mungkin hanya ada satu eksekutif atau tidak ada. Istilah CEO (Chief Executive Officer) atau Kepala Eksekutif adalah seseorang yang berada pada tingkat puncak hirarki organisasi, dijabat oleh satu orang dan sama fungsinya seperti pimpinan dewan dalam beberapa organisasi, direktur, atau CEO.

Apa yang dikerjakan Eksekutif ?

Manajer perencanaan strategis mempunyai tanggung jawab untuk menetapkan tujuan atau arah perusahaan untuk jangka panjang, memperhatikan apa yang sedang terjadi dalam perusahaan dan ingin memastikan apakah terjadi kemajuan mengenai apa yang ia lakukan. Juga bertanggung jawab terhadap kesejahteraan perusahaan (Company Oriented)

Menurut Henri Fayol

Semua manajer melakukan fungsi-fungsi manajemen yang sama : Merencanakan, mengorganisasikan, menyusun Staf, mengarahkan, dan mengendalikan.

Menurut Mintzberg

Semua manajer menjalankan semua peranan, namun orientasinya berbeda menurut tingkatannya. Misalnya manajer berperan sebagai desisional yaitu sebagai entrepreneurial, dan mengatasi gangguan yang tidak diperkirakan, sementara menyerahkan pengalokasian sumberdaya dan negosiasi kepada para manajer di bawahnya.

Agenda dan Jaringan menurut Kotter.

John P.Kotter, dari Harvard beranggapan bahwa ekesekkutif mengatasi kesulitan pekerjaannya dengan strategis tiga langkah :

1.    Agenda, yaitu tujuan yang ingin dicapai perusahaan.

Agenda jangka panjang, mengestimasi mengenai jenis produk yang seharusnya dijual perusahaan dalam waktu lima, sepuluh atau dua puluh tahun mendatang

Agenda jangka pendek, seperti pangsa pasar yang harus dicapai oleh produk tertentu yang sekarang ada.

2.    Membuat jaringan hubungan kooperatif diantara orang yang akan menjalankan agenda tersebut yang anggota jaringannya di  dalam ataupun di luar perusahaan.

3.    Menetapkan lingkungan dengan norma dan nilai yang benar sehingga anggota jaringan dapat bekerja untuk mencapai yang telah dituliskan dalam agenda tersebut, seperti kontak face to face dengan anggota jaringan sebanyak mungkin namun harus menekankan pada jawabannya.

Saran Untuk Meningkatkan EIS

Seorang eksekutif yang belum menggunakan komputer dikarenakan hanya merasa belum bisa memanfaatkan sumber informasinya. Eksekutif harus melakukan langkah-langkah untuk mengembangkan peranan komputer dalam sistem informasinya. Namun untuk melakukannya, eksekutif juga berusaha untuk meningkatkan komponen non komputer.

Lima langkah untuk pencapaian pengembangan tersebut:

1. Menyimpan inventarisasi dari transakasi informasi yang masuk, yaitu memelihara record data dan menyimpan ke database, dan dapat dibuat laporan
2. Merangsang terjadinya sumber yang bernilai tinggi. Dengan adanya sumber yang bernilai tinggi maka eksekutif mengkomunikasikan sumber tersebut ke setiap anggota dengan melakukan konferensi.
3. Mengambil manfaat dari peluang yang ada, ketika informasi datang, eksekutif harus dapat memperolehnya.
4. Menyesuaikan sistem dengan kebutuhan perorangan, eksekutif menggunakan gaya atau cara pengumpulan informasi yang berbeda.
5. Memanfaatkan teknologi, memanfaatkan staf pelayan informasi untuk mengembangkan sistem dalam perusahaan itu sendiri.

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

BERDASARKAN KOMPUTER

Sistem Informasi Eksekutif atau EIS

Suatu system meliputi computer  yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.

MODEL EIS

Konfigurasi EIS berbasis computer meliputi satu Komputer personal (PC) secara interaktif yang berfungsi sebagai executive workstation, dan penyimpanan sekunder kebanyakan dalam bentuk hard disk yang menyimpan database eksekutif. Dalam perusahaan besar  PC tersebut dihubungkan dengan mainframe pada jaringan. Data base eksekutif berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh computer sentral perusahaan.

Eksekutif memilih dari  menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah diformat sebelumnya, atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem itu juga memungkinkan pemakai menggunakan system elektronik mail perusahaan dan dapat mengkases data dan informasi eksternal. Dalam beberapa kasus, personil pendukung EIS dapat memasukkan berita terbaru dan penjelasan informasi.

Dialog antara Eksekutif dan EIS

Eksekutif memasukkan instruksi ke dalam system melalui menu. Pemilihan menu dilakukan dengan mouse atau dengan menyentuh layar (touch screen)  atau dengan tombol remote control, dan penggunaan keyboard dikurangi. Informasi dapat ditampilkan dalam bentuk tabulasi, grafik atau narasi (yang menjelaskan grafik atau tabulasi).

Drill Down

EIS menyediakan tehnik yang menampilkan item yang dikehendaki dalam susunan hirarki dari atas ke bawah yang dimulai dengan ringkasan kemudian ke item yang dipilih secara lebih lengkap (untuk mengidentifikasi masalah atau mendapatkan penyebab pokok dari masalah yang ada).

Penyatuan Tiga Konsep Manajemen

Eksekutif membangun EIS atas tiga konsep dasar manajemen yaitu :

1. Faktor Penentu Keberhasilan (Critical Success Factor) yaitu memonitor sejauh mana perusahaan telah melakukan apa yang menjadi tujuannya, dan faktor-faktor penentu keberhasilannya.

Aktivitas CSF bervariasi tergantung dari organisasinya, misalnya:

-         Industri kendaraan bermotor, CSF nya adalah model jaringan dealer yang efisien, model pengendalian biaya manufaktur yang ketat.

-         Industri asurasni jiwa, CSF nya adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administrative, dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi.

1. Manajemen Pengecualian (Management By Exception)

Tampilan layar yang digunakan oleh eksekutif sering menyertakan Management By Exception dengan cara membandingkan kinerja yang dianggarkan dengan kinerja aktual. Software EIS dapat mengidentifikasi pengecualian-pengecualian secara otomatis dan dapat langsung menjadi perhatian eksekutif, contoh : layar multimedia yang menampilkan informasi dengan bar penyorot secara otomatis ditempatkan pada item yang mempunyai variance paling besar sebagai pengecualian.

1. Peringkasan Informasi (Information Compression)

EIS dapat digunakan sebagai alat untuk melihat keseluruhan pola tindakan yang ada dalam perusahaan.

Peran utama EIS adalah membuat sintesis atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya.

KEPUTUSAN IMPLEMENTASI EIS

Ketika perusahaan mempertimbangkan untuk mengimplementasikan EIS atau tidak maka harus dibuat tiga keputusan implementasi yaitu :

1. 1. Haruskah kita mengembangkan EIS ?

Bila Tidak, maka eksekutif akan terus mengandalkan system yang telah ada.

Bila Ya, maka pertanyaan berikutnya adalah …

2.    Apakah tersedia software produktifitas perorangan siap pakai (prewritten personal productivity software)  yang memenuhi kebutuhan eksekutif ?

Bila ada, maka software tersebut dibeli.

Bila Tidak, maka pertanyaan berikutnya adalah ..

3.    Apakah kita harus membeli software EIS pesanan (Custom EIS software) ?

Bila Ya, maka software tersebut dibeli.

Bila Tidak, maka staf pelayanan informasi perusahaan akan membuat sotware EIS yang sesuai.

Software Produktifitas Perorangan Siap Pakai adalah software umum yang dapat digunakan oleh setiap orang untuk mengembangakan aplikasi mereka sendiri, contoh : DBMS, paket spreadsheet elektronik, paket grafik, system manajemen proyek.

Software EIS Pesanan contoh : Sistem MIDS (Management Information and Decision Support) yang diterapkan oleh Lockheed-Georgia akhir Th.1980-an, selain mempopulerkan istilah EIS berbasis komputer juga perlu menyediakan manajer data yaitu orang-orang yang ahli mengenai data yang ditampilkan dan dapat menjelaskan tampilan secara rinci jika eksekutif memerlukan bantuan.

Trend (kecenderungan) EIS Di Masa Depan

1.    Penggunaan EIS di Perusahaan Besar akan menjadi Umum.  Semakin banyak manajer tingkat menengah dengan latar belakang computer yang menanjak kejenjang eksekutif dan akan tertarik pada software EIS siap pakai, dan sebagian akan mengalokasikan sumber daya jasa informasi untuk pengembangan sistem pesanan. Semua kegiatan ini akan menghasilkan EIS pada hamper semua perusahaan besar.

2.    Kebutuhan akan Software EIS Khusus Berharga Murah.

Tingkat penerapan EIS di masa depan bagi perusahaan kecil tidak begitu jelas. Alternatifnya Software EIS siap pakai dengan kualitas tinggi, mudah diterapkan dan digunakan. Kondisi ini akan tercapai dengan banyaknya pemasok yang memasuki pasar.

3.    SIM dan DSS Masa Depan Akan Tampak Seperti EIS Masa Kini. Adanya perluasan penggunaan EIS ke tingkat yang lebih bawah maka kelas baru software SIM dan DSS berisi banyak feature EIS.

4.    Eksekutif akan menjaga Komputer Dalam Perspektif.

Eksekutif selalu lebih menyukai komunikasi tatap muka, namun para eksekutif sadar bahwa komputer dapat memenuhi sebagian kebutuhan informasi mereka secara lebih unggul. Dengan menyatukan komputer ke dalam sistem informasi mereka maka peluang baru akan terbuka bagi pengambilan dan analisis informasi yang sebelumnya tidak pernah tersedia pada tingkat eksekutif.